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管理信息系统的系统分析(2)

信息来源:plantb2b.com  时间:2007-09-11  浏览次数:84

  2.数据流程图
  数据流程图是描述系统数据流动、存储、处理的逻辑关系的主要工具。数据流程图有如下两个特征:
  (1)抽象性。在数据流程图中具体的组织机构、工作场所、物质流等等都已去掉,只剩下信息和数据存储、流动、使用以及加工的情况。这使我们有可能抽象地总结出信息处理的内部规律。
  (2)概括性。它把系统对各种业务的处理过程联系起来考虑,形成一个总体,而在前面所介绍的业务流程图则不能反映出这种关系。
  下面以一个例子说明这种方法。
  图4
  如图4所示为工程资料管理数据流程图,所涉及的业务主要包括资料移交、入库登记和资料借阅与归还的管理。从图中可以看出,数据流程图用到四个基本符号:外部实体、数据流、数据存储和数据处理过程,各符号的说明见表1。
  数据流程图有以下一些用途:
  (1)系统分析员用这种工具可以自顶向下分析系统信息流程;
  (2)可以在图上划出需要计算机处理的部分;
  (3)根据数据的逻辑存储,进一步作数据分析,向数据库设计过渡;
  (4)根据数据流向,定出存取方式;
  (5)对应一个处理过程,用相应的语言、判定表等工具来表达处理方法。
  表1 数据流程图的基本成分
  数据流程图的总体概念强,每一层都明确强调“干什么”、“需要什么”、“给出什么”;可以清晰地反映出数据的流向和处理过程;它是采用自顶向下的分析方法,因此容易及早发现系统各部分的逻辑错误并得到修正;也易于与计算机处理过程对照。但是,数据流程图一般都要在业务流程分析的基础上加以概括、抽象、修正来得到,因此不够直观;而且人工绘制数据流程图比较麻烦、工作量大。不过随着面向对象的开发工具的出现,这一问题已经逐渐得到了解决。
  3.数据字典
  数据流程图描述了系统的分解,即描述了系统由哪几部分组成,各部分之间的联系等等。但还没有说明系统中各个成分是什么含义。而只有当数据流程图中出现的每一个成分都给出定义之后,才能比较完整描述一个系统,因此还需要其它工具对数据流程图加以补充说明。
  数据字典就是这样的一个工具。系统分析中使用的数据字典,主要用来描述数据流程图中的数据流、数据存储、处理过程和外部实体。数据字典把数据的最小组成单位看成是数据元素(基本数据项),若干个数据元素可以组成一个数据结构(组合数据项)。数据结构是一个递归概念,即数据结构的成分可以是数据结构图。数据字典通过数据元素和数据结构来描写数据流、数据存储的属性。它们之间的关系是:数据元素组成数据结构、数据结构组成数据流和数据存储。
  数据字典中包含六类条目:数据元素、数据结构、数据流、数据存储、外部实体、处理。不同类型的条目,有不同的属性需要描述,现说明如下。
  (1)数据元素
  数据元素是最小的数据组成单位,如学号、姓名等。对每个数据元素,需要描述以下属性:
  ① 名称。数据元素的名称要尽量反映该元素的含义,便于理解和记忆。
  ② 别名。一个数据元素,可能不只一个名称,若有多个名称,则需加以说明。
  ③ 类型。说明其取值是字符型或数字型,或是其它类型。
  ④ 取值范围的取值含义。指数据元素可能取什么值或每一个值代表的意思。
  ⑤ 长度。指出该数据元素由几个数字或字符组成。
  (2)数据结构
  数据结构的描述重点是数据之间的组合关系,即说明这个数据结构包含哪些成分。一个数据结构可以包含若干个数据元素和数据结构。这些成分中有三种特殊情况;
  ①任选项。是可以出现,也可以省略的项。
  ②必选项。在两个或多个数据项中,必须出现其中之一的称为必选项。
  ③重复项。即可以多次出现的数据项。
  (3)数据流
  在数据字典中,数据流描述以下属性:
  ①数据流的来源。数据流可以来自某个外部实体、数据存储或某个处理。
  ②数据流的去处。某些数据流的去处可能不只一个,对这多个去处都要作说明。
  ③数据流的组成。它是指数据流所包含的数据结构,一个数据流可以包含一个或多个数据结构。
  ④数据流的流通量。它是指单位时间里的传输次数,由此可以估计最高、平均、最低数据流各是多少。
  (4)数据存储
  数据存储的条目,主要描述该数据存储的结构,即有关的数据流、查询要求。
  (5)处理过程
  数据流程图中的处理框,需要在数据字典中描述处理框的编号、名称、功能的简要说明及有关的输入、输出。关于功能的描述使人能有一个较明确的概念,知道这一处理框的主要功能。功能的详细描述,还要用“小说明”进一步描述。
  (6)外部实体
  外部实体是数据的来源和去向。因此,在数据字典中关于外部实体的条目,主要说明外部实体产生的数据流和传给外部实体的数据流,以及该外部实体的数量。
  数据字典实际上是“关于系统数据的数据库”。在整个系统开发过程中以及系统运行后的维护阶段,数据字典是必不可少的工具,数据字典是所有人员工作的依据,统一的标准。它可以确保数据在系统中的完整性和一致性。数据字典有以下作用。
  (1)按各种要求列表
  可以根据数据字典,把所有数据元素、数据结构、数据流、数据存储、处理逻辑、外部实体,按一定的顺序全部列出,保证系统设计时不会遗漏。
  (2)相互参照,便于系统修改
  根据初步的数据流程图,建立相应的数据字典后,在系统分析过程中,常会发现原来的数据流程及各种数据定义中的错误或遗漏,需要修改或补充,这时对数据字典也要作相应的审查和修改。有了数据字典,这种修改就容易多了。
  (3)由描述内容检索名称
  在一个稍微复杂的系统中,系统分析员可能没有把握断定某个数据项在数据字典中是否已经定义,或者记不清楚其确切名字时,可以由内容查找其名称,就像根据书中的内容询问图书的内容一样。
  (4)一致性检验和完整性检验
  根据各类条目的规定格式,可以发现以下一些问题:
  ①是否存在没有指明来源或去向的数据流;
  ②是否存在没有指明数据存储或所属数据流的数据元素;
  ③处理逻辑与输入的数据元素是否匹配;
  ④是否存在没有输入或输出的数据存储。
  为了保证数据的一致性,数据必须由专人(数据管理员)管理。数据管理员的职责就是维护和管理数据字典,保证数据字典内容的完整一致。任何人,包括系统分析员、系统设计员、程序员,若修改数据字典的内容,都必须通过数据管理员。数据管理员要把数据字典的最新版本通知有关人员。
  三、系统分析的任务
  系统分析阶段的主要任务是:
  1.详细调查收集和分析用户需要
  用户需要是指用户要求新系统应具有的全部功能和特性。通常包括:功能需求;性能需求;可靠性要求;安全、保密性要求;开发费用和时间以及资源等方面的限制。
  在总体规划阶段所做的初步调查只是为了总体规划和进行可行性分析的需要,相对来说是比较粗糙的。现在所做的详细调查则是在初步调查的基础上,进一步收集和了解、分析用户需求,调查用户的有关详细情况。这些调查主要包括:组织结构的调查;功能体系的调查;业务流程的调查;计划、单据和报表的收集调查;薄弱环节的调查等。
  2.确定初步的逻辑模型
  逻辑模型是指仅在逻辑上确定的新系统的模型,而不涉及具体物理实现,也就是要解决新系统“干什么”,而暂不考虑新系统怎样来实现。用户可通过逻辑模型来了解未来新系统,进行讨论和改进。
  3.编制系统分析说明书
  对采用图表描述的逻辑模型进行适当的文字说明,就形成了系统分析说明书,它是系统分析阶段的主要成果,也是用户与开发人员达成的书面协议。系统分析说明书作为系统分析阶段的技术文档,通常包括以下三个方面的内容:
  (1)引言
  说明项目名称、目标、功能、背景、引用资料、所用的专门术语等。
  (2)项目概述
  ①项目的主要工作内容
  简要说明本项目在系统分析阶段所进行的各项工作的主要内容,这些是建立新系统逻辑模型的必要条件,而逻辑模型是书写系统设计说明书的基础。
  ②现行系统调查情况
  新系统是在现行系统基础之上建立起来的,在设计新系统之前,必须对现行系统调查清楚,掌握现行系统的真实情况,了解用户的要求和存在的问题。
  列出现行系统的目标、主要功能、组织机构、用户要求等,并简要指出问题之所在。以数据流程图为主要工具,说明现行系统的概况。
  ③新系统的逻辑模型
  通过对现行系统的分析,找出现行系统存在的主要问题,并进行必要的改动,即得到新系统的逻辑模型,即新系统的目标,列出新系统的主要功能;新系统的数据要求等。
  新系统的逻辑模型也要通过相应的数据流程图加以说明,若数据字典有变动,也要加以相应的说明。
  (3)实施计划
  ①工作任务分解:是对开发中应完成的各项工作,按子系统(模块)划分,并指定专人分工负责。
  ②进度:指出各项任务的给定日期和完成日期,规定任务完成的先后顺序及完成的界面,此项工作可采用PERT图或甘特图来加以表示。
  ③预算:逐项列出本项目所需的劳务以及经费预算,其中包括办公、差旅费、资料费等。
  在整个MIS开发的过程中,系统分析是耗时最多,难度最大的一个环节,它要求系统分析员不仅要有良好的计算机基础知识,而且要熟悉有关的管理知识,系统分析的结果直接关系到系统能否成功实现,所以应该引起系统开发人员的高度重视。

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